Viele Hoteliers und Pensionsbetreiber setzen ihren Zimmerpreis nach Bauchgefühl: Was die Nachbarn nehmen, plus ein bisschen. Oder was der Markt „so verlangt“. Das Problem: Wer seinen Preis nicht aus den eigenen Zahlen ableitet, weiß nie, ob er damit wirklich Geld verdient — oder ob er sich am Ende des Monats arm arbeitet.
Diese Anleitung zeigt dir, wie du einen Zimmerpreis kalkulierst, der deine Kosten deckt und eine Marge lässt. Mit Formel, Beispielrechnung und den häufigsten Fehlern.
Was bedeutet „Zimmerpreis kalkulieren“ eigentlich?
Zimmerpreis kalkulieren heißt: Du rechnest von unten nach oben. Nicht vom Markt nach innen, sondern von deinen Kosten nach außen. Das Ergebnis ist dein Mindestpreis — also der Preis, ab dem du kostendeckend arbeitest. Was du darüber hinaus verlangst, ist deine Marge.
Diese Kalkulation ist kein einmaliges Projekt. Sie gehört regelmäßig überprüft — besonders wenn sich Kosten verändern (Energie, Personal, Lebensmittel für Frühstück) oder deine Auslastung schwankt.
Die Grundformel: Zimmerpreis von den Kosten her
Die einfachste und verlässlichste Methode für kleine und mittlere Betriebe:
Mindestpreis pro Zimmer =
Gesamtkosten pro Jahr
÷ (Anzahl Zimmer × Auslastung in % × 365 Tage)Dazu kommt deine Gewinnmarge:
Verkaufspreis = Mindestpreis ÷ (1 − Ziel-Marge)Klingt trocken — wird mit einem konkreten Beispiel sofort klar.
Schritt-für-Schritt: Zimmerpreis berechnen
Schritt 1: Gesamtkosten ermitteln
Sammle alle Kosten, die in deinem Betrieb anfallen — egal ob das Zimmer belegt ist oder nicht. Das sind deine Fixkosten:
- Miete oder Pacht / Kapitaldienst
- Personalkosten (auch anteilig Rezeption, Reinigung, Frühstück)
- Energie (Strom, Gas, Wasser)
- Versicherungen
- Wartung, Instandhaltung
- Verwaltung, Steuerberater, Software
- Marketing, Buchungsplattformen (Provision OTA)
- Frühstückskosten, falls inkludiert
Dazu kommen variable Kosten, die nur bei belegtem Zimmer entstehen:
- Wäsche und Reinigung pro Belegung
- Verbrauchsmaterial (Toilettenartikel, Kaffee etc.)
- Frühstück pro Gast (wenn nicht in Fixkosten gerechnet)
Beispielbetrieb: Ein kleines Hotel mit 20 Zimmern, inklusive Frühstück.
| Kostenblock | Jahresbetrag |
|---|---|
| Personal | 180.000 € |
| Miete/Kapitaldienst | 60.000 € |
| Energie | 24.000 € |
| Reinigung & Wäsche (variabel, geschätzt) | 18.000 € |
| Frühstück | 22.000 € |
| Marketing, OTA-Provision | 15.000 € |
| Versicherungen, Verwaltung, Sonstiges | 11.000 € |
| Gesamt | 330.000 € |
Schritt 2: Realistische Auslastung festlegen
Hier machen viele einen entscheidenden Fehler: Sie rechnen mit 100 % Auslastung oder mit Wunschzahlen. Realistisch planen heißt: Nimm deine tatsächliche durchschnittliche Auslastung — oder, wenn du noch am Anfang bist, einen konservativen Schätzwert von 55–65 %.
Beispiel: 65 % Auslastung.
Schritt 3: Mindestpreis berechnen
Mindestpreis =
330.000 € ÷ (20 Zimmer × 0,65 × 365 Tage)
= 330.000 € ÷ 4.745 Übernachtungen
= 69,55 € pro Zimmer und NachtDas ist dein Break-Even-Preis bei 65 % Auslastung. Verkaufst du günstiger, arbeitest du mit Verlust.
Schritt 4: Gewinnmarge aufschlagen
Jetzt kommt die Marge. Willst du z. B. 20 % Gewinnmarge erreichen:
Verkaufspreis = 69,55 € ÷ (1 − 0,20)
= 69,55 € ÷ 0,80
= 86,94 €Gerundet: 87 € als Mindestzielpreis — bei 65 % Auslastung und 20 % Marge.
Wichtig: Das ist kein Rack Rate, kein OTA-Preis und keine Preisliste. Das ist dein interner Anker. Was du nach außen hin kommunizierst, wie du saisonal staffelst oder Direktbucher belohnst, ist ein zweiter Schritt.
Benchmarks: Was ist eine „gute“ Marge im Hotelbereich?
Pauschale Antworten helfen hier wenig — das Segment macht den Unterschied. Als grobe Orientierung:
- Budget-/Mittelklasse-Hotels: Gewinnmarge vor Zinsen und Abschreibungen (EBITDA) 20–30 %
- Pensionen und kleine Häuser: Oft 15–25 %, stark abhängig von Eigenleistung
- Lifestyle-/Boutique-Hotels: Kann höher liegen, wenn Positionierung stimmt
Wichtiger als der Branchendurchschnitt: Kennst du deine eigene Marge pro Zimmernacht? Wenn du das nicht auf Anhieb sagen kannst, ist die Kalkulation das erste, was du angehen solltest.
Die häufigsten Fehler bei der Zimmerpreiskalkulation
Fehler 1: Auslastung zu optimistisch ansetzen Wer mit 85 % Auslastung plant, aber nur 60 % erreicht, kalkuliert an der Realität vorbei. Im Zweifel lieber konservativ — und positiv überrascht werden.
Fehler 2: Personalkosten unterschätzen Reinigung, Rezeption, Frühstückservice: Das summiert sich schnell. Auch wenn du als Inhaber selbst mit anpackst, gehört dein Stundenlohn in die Kalkulation — sonst subventionierst du deinen Betrieb mit unbezahlter Arbeit.
Fehler 3: OTA-Provision nicht einrechnen Wenn 40 % deiner Buchungen über Booking.com kommen und du 15 % Provision zahlst, verändert das deinen effektiven Erlös pro Zimmer erheblich. Für OTA-Buchungen brauchst du faktisch einen höheren Zimmerpreis als für Direktbucher.
Fehler 4: Saisonalität ignorieren Eine einzige Jahreskalkulation blendet aus, dass im Sommer andere Zahlen gelten als im Winter. Sinnvoller ist es, mit saisonalen Kostenblöcken und unterschiedlichen Auslastungsszenarien zu arbeiten — und daraus gestaffelte Preise abzuleiten.
Fehler 5: Kalkulation einmal machen und nie wieder anpassen Energiekosten steigen, Personalkosten steigen, Frühstückspreise steigen. Wer seinen Zimmerpreis seit drei Jahren nicht überprüft hat, verdient wahrscheinlich weniger als er denkt.
4 Hebel, um deinen Zimmerpreis zu verbessern
1. Kosten strukturiert erfassen Solange du nicht weißt, was dich eine belegte Zimmernacht wirklich kostet, kalkulierst du ins Blaue. Eine klare Kosten-Aufstellung ist der erste und wichtigste Schritt.
2. Direktbuchungsanteil erhöhen Jede Buchung ohne OTA-Provision ist effektiv ein besserer Zimmerpreis — bei gleichem Gästepreis. Direktbuchungs-Anreize (Frühstück inklusive, Zimmer-Upgrade, bessere Stornobedingungen) senken deinen Kostendruck pro Buchung.
3. Auslastung und Preis gemeinsam denken Ein niedrigerer Preis mit höherer Auslastung kann besser sein als ein hoher Preis mit vielen Leerständen — oder auch nicht. Das hängt von deiner Kostenstruktur ab. Genau dafür ist die Kalkulation da: um diese Szenarien durchzurechnen, bevor du entscheidest.
4. Saisonal und nach Zimmertyp unterscheiden Nicht jedes Zimmer ist gleich. Doppelzimmer mit Seeblick hat andere Kosten und andere Preisakzeptanz als ein Standardzimmer zum Innenhof. Wer alle Zimmer mit einem Einheitspreis behandelt, verschenkt Potenzial.
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