Eine Pension oder ein Bed & Breakfast ist für viele der Einstieg ins Gastgewerbe — überschaubare Größe, persönliche Atmosphäre, oft verbunden mit dem eigenen Wohnhaus oder einem Anwesen das schon vorhanden ist. Was von außen nach einem handhabbaren Projekt aussieht, hat aber seine eigenen Tücken: Die Grenzen zwischen privatem Wohnen und gewerblichem Betrieb verschwimmen, die behördlichen Anforderungen werden unterschätzt, und die Kalkulation scheitert häufig daran, dass die eigene Arbeitszeit schlicht nicht eingerechnet wird. Dieser Artikel geht Schritt für Schritt durch alles was du brauchst — ob du neu baust, umbaust oder einen bestehenden Betrieb übernimmst.
Pension oder B&B — was ist eigentlich der Unterschied
Die Begriffe werden im deutschsprachigen Raum oft synonym verwendet, meinen aber nicht exakt dasselbe — und das hat auch rechtliche und betriebliche Konsequenzen.
Pension Ein Beherbergungsbetrieb mit mehreren Zimmern, in der Regel mit Frühstücksangebot, manchmal mit Halbpension. Die Pension kann im selben Gebäude wie die Betreiberfamilie sein, muss es aber nicht. Gewerbliche Anmeldung ist ab einer bestimmten Zimmerzahl oder Umsatzgrenze Pflicht — in Deutschland gilt ab fünf Fremdenbetten in der Regel eine Gewerbeanmeldungspflicht, in Österreich gelten eigene Schwellenwerte je nach Bundesland.
B&B (Bed & Breakfast) Ursprünglich britisches Konzept, in der DACH-Region zunehmend verbreitet. Meist kleiner als eine Pension, oft im Privathaus integriert, mit persönlichem Frühstück am Morgen. Das B&B lebt von der persönlichen Note — der Gastgeber ist präsent, das Haus hat Charakter, die Gäste bekommen etwas das ein Hotel nicht bieten kann. Genau das ist Stärke und Schwäche zugleich: Du bist immer da, immer gefragt, immer verantwortlich.
Ferienwohnung / Ferienhaus Kein Beherbergungsbetrieb im klassischen Sinn, kein Frühstück, oft kein täglicher Kontakt mit Gästen. Anderes Betriebsmodell, andere Genehmigungslogik, andere Steuerbehandlung. Wenn du in diese Richtung denkst, gelten teilweise andere Regeln — vor allem in Gemeinden mit Zweckentfremdungsverboten.
Für diesen Artikel liegt der Fokus auf Pension und B&B als aktiv betriebene Beherbergungsbetriebe mit persönlichem Gästekontakt und Frühstücksangebot.
Schritt 1: Konzept und Positionierung klären
Bevor du in Baugenehmigungen, Zimmerausstattung oder Buchungsplattformen denkst, muss das Konzept stehen. Eine Pension ist kein homogenes Produkt — und wer sich nicht positioniert, konkurriert mit allen und gewinnt gegen niemanden.
Fragen die das Konzept definieren:
Zielgruppe — Wanderer und Radtouristen wollen etwas anderes als Geschäftsreisende, Familien anders als Paare, Kulturreisende anders als Outdoor-Gäste. Die Zielgruppe bestimmt Ausstattung, Kommunikation, Frühstücksangebot und Preispunkt.
Saison oder Ganzjahresbetrieb — Pensionen in alpinen Lagen oder an Küstenstandorten haben oft ausgeprägte Saisonspitzen und lange Nebensaisonen. Wer das nicht einkalkuliert, hat im Februar ein Cashflow-Problem.
Frühstück und Verpflegung — nur Frühstück, oder auch Abendessen? Buffet oder Tischservice? Eigenproduktion oder Zukauf? Das hat direkte Auswirkungen auf Küchenausstattung, Personal und Genehmigungsaufwand.
Hauscharakter — ein modernes, minimalistisch eingerichtetes B&B spricht andere Gäste an als ein traditionelles Landhaus mit Kachelofen. Beides kann funktionieren — aber beides erfordert Konsequenz in der Umsetzung und im Marketing.
Eigentum oder Pacht — betreibst du das Haus im eigenen Gebäude, hast du keine Pachtkosten, aber gebundenes Kapital in der Immobilie. Pachtest du, hast du laufende Fixkosten aber geringeren Kapitaleinsatz. Beides verändert den Break-Even grundlegend.
Schritt 2: Standort, Immobilie und bauliche Voraussetzungen
Bei Pensionen und B&Bs ist die Immobilienfrage oft schon beantwortet — das eigene Haus soll umgebaut werden, oder ein bestehendes Objekt wird übernommen. Trotzdem lohnt eine nüchterne Standortbetrachtung.
Nachfrage am Standort — gibt es genug Übernachtungsnachfrage, die dein Konzept trägt? Ein B&B in einer Region ohne nennenswerten Tourismus oder Geschäftsreiseverkehr hat strukturell wenig Spielraum. Schau dir die lokale Auslastungssituation an: Wie sind vergleichbare Betriebe in der Region ausgelastet, zu welchen Zeiten, und über welche Kanäle buchen ihre Gäste?
Erreichbarkeit — Pensionen leben oft von Gästen die mit dem Auto kommen. Parkmöglichkeiten, Wegbeschreibung, Beschilderung sind keine Luxusprobleme sondern praktische Hürden die Gäste von einer Buchung abhalten können.
Immobilienprüfung bei Übernahme — wer eine bestehende Pension übernimmt, sollte den baulichen Zustand genauso gründlich prüfen wie bei einem Hotel. Heizungsanlage, Dach, Fenster, Sanitär, Elektrik — alles was in den nächsten fünf Jahren Investitionen braucht, muss in die Kalkulation einfließen.
Umbau von Privatimmobilie zu Pension — wer das eigene Haus zur Pension umbaut, braucht in der Regel eine Nutzungsänderung. Das ist ein formeller Bauantrag — und je nach Gemeinde ein aufwendiger Prozess. Frühzeitig mit der zuständigen Baubehörde sprechen, bevor irgendetwas investiert wird.
Bauliche Mindestanforderungen die bei Umbauten oft unterschätzt werden:
- Getrennte Zugänge für Gäste und Privatbereich (in vielen Bundesländern Pflicht ab bestimmter Zimmerzahl)
- Barrierefreiheit — gesetzliche Anforderungen je nach Bundesland und Betriebsgröße
- Brandschutz — Rauchmelder, Fluchtwege, Feuerlöscher, Brandschutztüren
- Sanitäranlagen — ausreichende Anzahl, ggf. eigenes Bad pro Zimmer je nach Zielgruppe und Klassifizierung
- Lüftung und Kühlung in der Küche falls warme Speisen zubereitet werden
Schritt 3: Genehmigungen und rechtliche Grundlagen
Das ist der Teil den Pensionsgründer am häufigsten unterschätzen — weil das Konzept „klein und persönlich“ klingt, aber behördlich genauso behandelt wird wie ein größerer Betrieb.
Gewerbeanmeldung — in Deutschland gilt: Wer mehr als fünf Fremdenbetten vermietet oder die Freigrenzen beim Umsatz überschreitet, ist gewerblich tätig. Das bedeutet Gewerbeanmeldung, Gewerbesteuer, und alle damit verbundenen Pflichten. In Österreich gelten eigene Schwellenwerte nach dem Gewerberecht.
Gaststättenerlaubnis — sobald Frühstück oder Speisen und Getränke gegen Entgelt angeboten werden, ist eine gaststättenrechtliche Erlaubnis erforderlich. Auch wenn du nur Frühstück machst.
HACCP-Konzept — Pflicht für jeden Lebensmittelbetrieb, also auch für eine kleine Pension die Frühstück serviert. Die Anforderungen sind bei einer kleinen Pension überschaubar, müssen aber schriftlich dokumentiert sein.
Allergenkennzeichnung — EU-weit Pflicht. Beim Frühstücksbuffet muss kenntlich gemacht sein, welche Produkte welche Allergene enthalten. Mündliche Auskunft ist erlaubt, muss aber sichergestellt sein.
Meldepflicht für Gäste — Übernachtungsgäste müssen in Deutschland nach dem Bundesmeldegesetz gemeldet werden. Das gilt auch für kleine Pensionen. Die Meldescheine müssen aufbewahrt werden.
Kurtaxe und Tourismusabgabe — in vielen Gemeinden mit Tourismusfokus wird eine Kurtaxe oder Ortstaxe pro Gast und Nacht erhoben, die der Betreiber einzieht und an die Gemeinde abführt. In Österreich ist die Ortstaxe je nach Bundesland unterschiedlich geregelt.
Kassensicherungsverordnung — auch eine kleine Pension die Barzahlungen entgegennimmt braucht in Deutschland ein TSE-zertifiziertes Kassensystem oder muss die Ausnahmen kennen und dokumentieren.
Steuerliche Einordnung — ein häufiger Irrtum: Wer Zimmer im eigenen Haus vermietet denkt oft, das laufe unter Vermietung und Verpachtung mit günstiger Steuerbehandlung. Sobald Frühstück oder weitere Serviceleistungen angeboten werden, gilt das als gewerbliche Tätigkeit — mit anderen steuerlichen Konsequenzen. Unbedingt mit einem Steuerberater klären, bevor Buchungen angenommen werden.
Klassifizierung — keine Pflicht, aber ein Marketinginstrument. Der Deutsche Tourismusverband (DTV) klassifiziert Ferienhäuser und -wohnungen, der DEHOGA Pensionen und Hotels nach dem Sternesystem. Eine Klassifizierung kostet etwas, gibt aber Orientierung für Gäste und kann auf Buchungsplattformen Vorteile bringen.
Behördenübersicht:
| Behörde / Stelle | Thema | Zeitaufwand |
|---|---|---|
| Gewerbeamt | Gewerbeanmeldung | 1–3 Tage |
| Ordnungsamt / Landratsamt | Gaststättenerlaubnis | 3–8 Wochen |
| Baubehörde | Nutzungsänderung, Umbaugenehmigung | 4–16 Wochen |
| Gesundheitsamt | HACCP, Betriebsanmeldung Lebensmittel | 2–4 Wochen |
| Finanzamt | Steuerliche Erfassung, USt-ID | 2–4 Wochen |
| Gemeinde | Meldepflicht, Kurtaxe-Regelung | sofort klären |
| Berufsgenossenschaft BGN | Pflichtmitgliedschaft | sofort nach Gründung |
Schritt 4: Ausstattung und Investitionskosten
Pensionen und B&Bs haben geringere Investitionskosten als Hotels — aber auch hier wird regelmäßig unterschätzt, was ein ordentlicher Betrieb wirklich kostet.
Einmalkosten zur Eröffnung (Richtwerte für eine Pension mit 5–12 Zimmern):
| Kostenblock | Realistischer Bereich |
|---|---|
| Umbau / Renovierung | 30.000 – 150.000 € |
| Zimmerausstattung (Betten, Möbel, Bad) | 15.000 – 60.000 € |
| Küchenausstattung (Frühstücksküche) | 5.000 – 20.000 € |
| Frühstücksbereich / Gemeinschaftsraum | 5.000 – 20.000 € |
| Kassensystem, Buchungssoftware, Hardware | 1.500 – 6.000 € |
| Wäsche (Bettwäsche, Handtücher, Erstausstattung) | 3.000 – 10.000 € |
| Außenanlage, Beschilderung | 1.000 – 8.000 € |
| Gründungskosten (Anwalt, Steuerberater, Anmeldungen) | 1.500 – 5.000 € |
| Marketing, Website, Fotos | 2.000 – 6.000 € |
| Liquiditätsreserve Anlaufphase (3–6 Monate) | 10.000 – 40.000 € |
| Gesamtrahmen | ca. 75.000 – 325.000 € |
Bei Übernahme eines bestehenden Betriebs kommt eine Ablöse für Inventar, Goodwill und laufende Buchungen dazu — typisch zwischen 15.000 und 100.000 Euro je nach Größe, Zustand und Renommee des Hauses.
Laufende monatliche Kosten (Beispiel: 8-Zimmer-Pension, Pacht oder Eigenimmobilie mit Kreditdienst):
Pacht oder Kreditrate: 1.500 – 4.500 €
Personal (1–2 Teilzeit): 1.500 – 4.000 €
Lebensmittel Frühstück: ca. 3–6 € pro Gast und Nacht
Energie: 400 – 900 €
Wäscheservice: 300 – 800 €
Versicherungen: 200 – 500 €
Software / Buchungssystem: 100 – 300 €
Sonstiges: 200 – 500 €Schritt 5: Frühstück kalkulieren — der unterschätzte Kostenblock
Das Frühstück ist das Herzstück einer Pension oder eines B&B — und gleichzeitig einer der am häufigsten falsch kalkulierten Kostenpunkte.
Wer Frühstück pauschal im Zimmerpreis inbegriffen hat, muss wissen was es tatsächlich kostet. Ein ordentliches Frühstücksbuffet mit frischen Zutaten liegt bei 4–8 Euro Wareneinsatz pro Gast — je nach Umfang und Eigenproduktion. Dazu kommen Personalzeit, Energie und anteilige Küchenkosten.
Frühstückskosten gesamt pro Gast:
Wareneinsatz: 4,00 – 7,00 €
Personalzeit: 2,00 – 4,00 €
Energie, Sonstiges: 0,50 – 1,00 €
Gesamt: 6,50 – 12,00 € pro GastWer das Frühstück mit 8 Euro im Zimmerpreis einpreist und 10 Euro dafür ausgibt, verliert an jedem Frühstück Geld. Das klingt trivial — ist aber in kleinen Pensionen ein häufiger stiller Verlustbringer.
Schritt 6: Preisfindung und Kanalstrategie
Zimmerpreisfindung — der häufigste Fehler ist Preissetzung nach Bauchgefühl oder nach dem was der Nachbarbetrieb nimmt. Der richtige Ausgangspunkt ist die Kostenseite: Was muss ein Zimmer pro Nacht einbringen, damit alle Fixkosten gedeckt sind und ein tragfähiger Ertrag bleibt?
Break-Even pro Zimmer und Nacht (vereinfacht):
Monatliche Fixkosten: 4.500 €
Verfügbare Zimmernächte: 8 Zimmer × 30 Nächte = 240
Angestrebte Auslastung: 65 % = 156 belegte Nächte
Mindestpreis = 4.500 € ÷ 156 = 28,85 € nur für Fixkosten
Wareneinsatz Frühstück: + 8,00 €
Gewinnmarge und Reserve: + 15,00 – 25,00 €
Zielpreis pro Zimmer: ca. 52 – 62 € (EZ, inkl. Frühstück)Das ist eine vereinfachte Rechnung — aber sie zeigt: Wer in Bayern oder Tirol sein Doppelzimmer für 60 Euro anbietet, muss sehr genau wissen ob das nach Kosten noch trägt.
Buchungskanäle — Pensionen und B&Bs haben mehr Kanaloptionen als je zuvor:
- Direktbuchung über eigene Website — die profitabelste Variante, keine Provision, aber Aufwand für Website, Buchungssystem und SEO
- Booking.com und Expedia — hohe Reichweite, aber 15–20 % Provision die den Zimmerertrag direkt mindert
- Airbnb — für B&B-Konzepte mit persönlichem Charakter oft gut geeignet, Provision ca. 3 % für Gastgeber
- Regionale Tourismusportale — je nach Lage und Destination relevant, oft günstigere Konditionen als globale OTAs
- Wiederkehrgäste und Empfehlungen — bei gut geführten Pensionen oft der wichtigste Kanal, kostet keine Provision und hat den höchsten Lifetime-Value
Die Abhängigkeit von einem einzigen Kanal ist ein Risiko. Wer 80 % seiner Buchungen über Booking.com macht und die Plattform ändert Algorithmus oder Provisionsmodell, spürt das sofort im Ertrag.
Schritt 7: Personal und Eigenleistung realistisch einplanen
Pensionen und B&Bs werden oft mit hohem Eigenanteil betrieben — Frühstück machen, Zimmer reinigen, Gäste empfangen, Buchungen beantworten, kleine Reparaturen erledigen. Das ist legitim und wirtschaftlich sinnvoll. Aber es muss realistisch kalkuliert werden.
Die eigene Arbeitszeit hat einen Wert. Wer täglich vier Stunden für den Betrieb arbeitet und sich keinen Lohn auszahlt, macht keinen Gewinn — er spart einen Kostenpunkt aus der Kalkulation heraus. Das gibt ein verzerrtes Bild der Wirtschaftlichkeit.
Burnout-Risiko bei Vollbetrieb ohne Unterstützung. Ein B&B mit acht Zimmern und 80 % Auslastung im Sommer bedeutet täglich Gäste empfangen, Zimmer reinigen, Frühstück vorbereiten und servieren, Buchungen managen — oft ohne freien Tag. Wer keine Vertretung und keine Unterstützung hat, hält das über eine Saison durch, aber nicht dauerhaft.
Realistisches Personalmodell für eine kleine Pension:
- Betreiber: Vollzeit, Frühstück, Empfang, Buchungsmanagement
- Aushilfe Reinigung: 10–20 Stunden pro Woche in der Saison
- Ggf. Partner oder Familienmitglied für Vertretung und Abwesenheiten
Checkliste: Pension oder B&B eröffnen oder übernehmen
Phase 1: Konzept und Vorbereitung (3–6 Monate vor Eröffnung)
- Konzept definiert: Zielgruppe, Zimmeranzahl, Frühstücksangebot, Saison
- Standort- und Nachfrageanalyse: Auslastung vergleichbarer Betriebe in der Region
- Immobilienzustand geprüft (Neubau, Umbau oder Übernahme)
- Bei Übernahme: Betriebswirtschaftliche Unterlagen der letzten drei Jahre analysiert
- Businessplan mit realistischen Szenarien (Haupt- und Nebensaison)
- Steuerliche Einordnung mit Steuerberater geklärt (gewerblich oder Vermietung)
- Finanzierungsgespräche geführt (Bank, KfW, Länderförderprogramme)
- Rechtsform gewählt
Phase 2: Genehmigungen und Umbau (2–4 Monate vor Eröffnung)
- Baubehörde kontaktiert: Nutzungsänderung oder Umbaugenehmigung beantragt
- Gewerbeanmeldung
- Gaststättenerlaubnis beantragt (falls Frühstück oder Speisen angeboten werden)
- Gesundheitsamt informiert, HACCP-Konzept erstellt
- Brandschutzkonzept abgestimmt (Rauchmelder, Fluchtwege, Feuerlöscher)
- Finanzamt: steuerliche Erfassung, Umsatzsteuer-ID
- Berufsgenossenschaft angemeldet (BGN)
- Kurtaxe-Regelung mit Gemeinde geklärt
- Meldepflicht-Prozess eingerichtet (Meldescheine oder digitales System)
- Kassensystem mit TSE ausgewählt (oder Ausnahmeregelung geprüft)
Phase 3: Ausstattung und Eröffnung (4–8 Wochen vorher)
- Zimmer vollständig eingerichtet und Probenacht durchgeführt
- Frühstücksküche ausgestattet und Abläufe getestet
- Allergenkennzeichnung für Frühstücksprodukte dokumentiert
- Wäscheerstausstattung vorhanden (mind. 3 Garnituren pro Zimmer)
- Buchungssystem aktiv (Direktbuchung und mind. ein OTA-Kanal)
- Google Business-Profil angelegt und verifiziert
- Website mit aktuellen Fotos, Preisen und Buchungsmöglichkeit live
- Preise kalkuliert — Break-Even bekannt, Saisonpreise definiert
- Liquiditätsplan für die ersten sechs Monate steht
Phase 4: Betrieb und Anlaufphase
- Erste Gästebewertungen aktiv eingeholt (Google, Booking.com)
- Wochenkennzahlen im Blick: Auslastung, Durchschnittspreis, Frühstückskosten
- Kanalperformance beobachtet: woher kommen Buchungen, was kostet welcher Kanal
- Saisonpreise rechtzeitig angepasst
- Stammgastpflege begonnen (Newsletter, direkte Kommunikation, Wiederkehranreize)
Übernahme eines bestehenden Betriebs — was zusätzlich gilt
Wer eine laufende Pension übernimmt statt neu zu eröffnen, spart Anlaufzeit und bekommt oft eine bestehende Buchungshistorie mit. Aber die Übernahme hat eigene Fallstricke.
Reputation prüfen — wie sind die bestehenden Bewertungen auf Google, Booking.com, TripAdvisor? Eine Pension mit durchgehend 3,5-Stern-Bewertungen und vielen Kommentaren über veraltete Zimmer oder schlechtes Frühstück hat ein Reparaturprojekt vor sich. Das ist nicht unmöglich, braucht aber Zeit und Investition.
Buchungen die du übernimmst — laufende Reservierungen gelten zu den Konditionen unter denen sie gebucht wurden. Wer die Preise nach Übernahme erhöht oder das Konzept ändert, muss trotzdem die alten Buchungen erfüllen.
Abhängigkeit von Stammgästen — viele kleine Pensionen leben zu einem großen Teil von Wiederkehrern die dem bisherigen Betreiber persönlich verbunden sind. Ein Wechsel kann diese Bindung unterbrechen. Kommunikation und Kontinuität in der Übergangsphase sind entscheidend.
Ablöse realistisch bewerten — ein gut laufendes Haus mit starker Reputation und vollem Buchungskalender ist eine Ablöse wert. Ein Haus das verkauft wird weil es nicht mehr trägt, sollte sehr kritisch bewertet werden. Die Frage ist immer: Warum wird verkauft oder verpachtet — und ist das Problem lösbar?
Wer nach der Übernahme von Anfang an Kostenseite und Ertragsentwicklung zusammenführt und Kennzahlen wie Auslastung, Durchschnittspreis und Frühstückskosten konsequent beobachtet, kann früh gegensteuern. REVENU ist ein Tool das genau diese Betriebszahlen zusammenführt und zeigt, wo Marge verloren geht — bevor es im Jahresabschluss sichtbar wird.
Fazit
Eine Pension oder ein B&B zu eröffnen oder zu übernehmen ist eines der zugänglicheren Gastrokonzepte — aber kein einfaches. Die häufigsten Fehler sind nicht mangelnde Gastfreundschaft, sondern fehlende Kalkulation: Frühstück das Geld kostet statt bringt, eigene Arbeitszeit die nicht eingerechnet wird, Genehmigungen die unterschätzt werden und Preise die nach Gefühl statt nach Zahlen gesetzt sind. Wer diese Grundlagen von Anfang an ernst nimmt, hat die Basis für einen Betrieb der nicht nur Gäste glücklich macht, sondern auch wirtschaftlich trägt.
Zahlen im Griff behalten – von Anfang an
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