Eine Gastronomie zu eröffnen klingt für viele zunächst einfach: gute Idee, passende Fläche, los geht’s. In der Praxis hängen an der Eröffnung aber viele einzelne Schritte – und vor allem: Die Reihenfolge entscheidet.
Viele Betriebe scheitern nicht an der Idee, sondern daran, dass Dinge falsch geplant, zu spät bedacht oder wirtschaftlich unterschätzt wurden.
Damit dir das nicht passiert, findest du hier eine praxisnahe Schritt-für-Schritt-Checkliste, die dich von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Eröffnung führt.
1. Idee & Konzept entwickeln
Am Anfang steht nicht die Fläche – sondern das Konzept.
Viele starten mit:
„Ich mache ein Café“ oder
„Ich eröffne ein Restaurant“
Das reicht nicht.
Ein funktionierendes Gastronomiekonzept beantwortet:
- Wer ist deine Zielgruppe?
- Warum sollen Gäste genau zu dir kommen?
- Wie viel sind sie bereit zu zahlen?
- Was unterscheidet dich von bestehenden Betrieben?
Wichtig: Ein Konzept muss nicht nur gut klingen – es muss im Alltag funktionieren und sich rechnen.
2. Standort & Lage analysieren
Konzept und Standort gehören immer zusammen.
Ein gutes Konzept kann an einem schlechten Standort scheitern – und ein einfacher Betrieb kann an einem starken Standort funktionieren.
Worauf du achten solltest:
- Laufkundschaft vs. gezielte Anfahrt
- Konkurrenz im direkten Umfeld
- Kaufkraft und Zielgruppe vor Ort
- Sichtbarkeit und Frequenz
Typischer Fehler: Viele verlieben sich in eine Fläche, ohne zu prüfen, ob das Konzept dort funktioniert. Oder aber man beharrt auf einem starren Konzept und mietet die erstbeste freie Fläche.
3. Wirtschaftlichkeit & Kalkulation
Spätestens hier wird aus einer Idee ein echtes Projekt. Du musst verstehen: Kann sich dein Betrieb überhaupt tragen?
Wichtige Punkte, die du beachten musst:
- Investitionskosten (Umbau, Küche, Einrichtung)
- Laufende Kosten (Miete, Personal, Wareneinsatz)
- Preisstruktur
- realistische Auslastung
Die entscheidende Frage: Wie viele Gäste brauchst du pro Tag, damit sich dein Betrieb rechnet? Viele scheitern genau hier – nicht wegen der Idee, sondern wegen falscher Zahlen.
“Brauche ich einen Businessplan?”
Ein Businessplan ist kein Pflichtdokument – aber oft notwendig, z. B. für Banken oder Fördermittel. Wichtiger als das Dokument selbst ist aber: Dass du deine Zahlen wirklich verstanden und sauber durchgerechnet hast.
Konzept verschriftlichen: Mehr als nur ein Businessplan
Neben der reinen Kalkulation kann es sinnvoll sein, dein Konzept auch verständlich und strukturiert aufzubereiten – zum Beispiel als kompakte Konzept-Broschüre.
Im Gegensatz zum klassischen Businessplan geht es hier weniger um Zahlen, sondern darum:
- dein Konzept klar zu erklären
- deine Zielgruppe greifbar zu machen
- dein Angebot verständlich darzustellen
- dein Betriebskonzept nachvollziehbar zu machen
Ein solches Dokument kann besonders hilfreich sein:
- bei Gesprächen mit Vermietern
- bei Investoren oder Partnern
- bei Rückfragen von Behörden
In der Praxis entscheidet oft nicht nur die Idee – sondern wie gut du sie erklären kannst.
4. Finanzierung klären
Wenn die Kalkulation steht, geht es um die Finanzierung.
Typische Bausteine:
- Eigenkapital
- Bankkredit
- Fördermittel
- ggf. Investoren
Wichtig: Plane immer eine Liquiditätsreserve ein. Die ersten Monate laufen selten so wie geplant.
5. Rechtsform wählen & Unternehmen gründen
Jetzt wird es formal. Du musst entscheiden, welche Rechtsform es werden soll. Jede hat ihre individuellen Vor- und Nachteile:
- Einzelunternehmen
- GbR
- UG (haftungsbeschränkt)
- GmbH
- etc.
Danach folgen dann die Gewerbeanmeldung sowie die steuerliche Erfassung beim Finanzamt.
Das ist der Punkt, an dem dein Vorhaben offiziell zum Unternehmen wird.
6. Versicherungen nicht vergessen
Ein Punkt, der oft untergeht: Betriebshaftpflicht, Inventarversicherung und ggf. Rechtsschutz sind zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, gehören in der Praxis aber zur Grundabsicherung eines Gastronomiebetriebs. Die Kosten sind meist überschaubar – können im Ernstfall jedoch existenzentscheidend sein.
7. Genehmigungen & Auflagen klären
Ein Bereich, der oft unterschätzt wird. Je nach Konzept brauchst du folgende Genehmigungen:
- Gaststättenkonzession (bei Alkoholausschank)
- Nutzungsänderung der Fläche (falls nötig)
- Hygienevorschriften (HACCP)
- ggf. Genehmigungen für Außenbereich oder Musik
Wichtig: Viele Dinge hängen nicht nur von dir ab, sondern auch von der Immobilie. Kläre das alles frühzeitig – sonst kann es teuer und zeitkritisch werden oder gar dein ganzes Vorhaben zum Scheitern bringen.
8. Fläche, Umbau & Ausstattung
Jetzt geht es in die Umsetzung. Dabei gilt: Nicht nur „schön“, sondern vor allem funktional planen.
Wichtige Punkte:
- Küchenplanung und Arbeitsabläufe
- Wege für Personal (Effizienz!)
- Sitzplätze und Auslastung
- Technik (Kühlung, Lüftung, Lager)
Typischer Fehler an dieser Stelle. Zu viel Fokus auf Design – zu wenig auf Prozesse, Laufwege und Co.
9. Systeme & Prozesse aufsetzen
Eine Gastronomie ist ein System. Du brauchst von Anfang an:
- Kassensystem
- Buchhaltung
- Warenwirtschaft (je nach Größe)
- ggf. Reservierungssystem
Je sauberer deine Prozesse am Anfang sind, desto weniger Chaos hast du später im Alltag.
10. Personal planen & einstellen
Personal ist einer der größten Kostenpunkte – und gleichzeitig entscheidend für den Erfolg.
Fragen, die du klären musst:
- Wie viele Mitarbeiter brauchst du wirklich?
- Welche Rollen gibt es (Service, Küche, Bar etc.)?
- Wie sehen Schichten aus?
Wichtig: Viele planen zu optimistisch und merken erst später, dass sie personell nicht funktionieren.
11. Marketing vor der Eröffnung
Ein häufiger Denkfehler: „Wenn wir öffnen, kommen die Gäste schon.“
Nein. Darauf kannst du dich nicht verlassen.
Du musst Nachfrage aktiv aufbauen:
- Google Business Profil einrichten
- Social Media nutzen
- Postwurfsendung beauftragen
- Flyer verteilen
- erste Sichtbarkeit schaffen
- Soft Opening oder Pre-Launch planen
Je früher du startest, desto besser ist deine Ausgangslage.
12. Eröffnung & die ersten Wochen
Die Eröffnung ist nicht das Ziel – sondern der Start.
Empfehlenswert:
- Soft Opening (Testbetrieb)
- Abläufe unter realen Bedingungen prüfen
- Feedback ernst nehmen
- schnell nachjustieren
Die ersten Wochen entscheiden oft darüber, ob sich ein Betrieb stabil entwickelt oder direkt Probleme bekommt.
Typische Fehler bei der Gründung
Viele Probleme wiederholen sich:
- Konzept passt nicht zur Zielgruppe
- Standort falsch eingeschätzt
- Zahlen zu optimistisch gerechnet
- Investitionen zu hoch
- Nachfrage wird überschätzt
- Prozesse nicht sauber geplant
Das Entscheidende: Die meisten Fehler entstehen vor der Eröffnung, nicht danach.
Wie lange dauert es, eine Gastronomie zu eröffnen?
Realistisch:
- Schnell: ca. 3–6 Monate
- Mit Umbau und Genehmigungen: 6–12 Monate oder länger
Viele unterschätzen den Zeitaufwand deutlich.
Fazit: Struktur schlägt Bauchgefühl
Eine Gastronomie zu eröffnen ist kein einzelner Schritt, sondern ein Zusammenspiel aus Konzept, Zahlen, Standort und Umsetzung.
Wer strukturiert vorgeht, reduziert Risiken massiv. Wer nur „einfach startet“, zahlt später oft teuer dafür.
Wenn du die Schritte aus dieser Checkliste sauber durchgehst, hast du eine solide Grundlage und deutlich bessere Chancen, dass dein Betrieb nicht nur gut startet, sondern langfristig funktioniert.
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